Перехід на електронні трудові: чи штрафуватимуть жителів Полтавщини за неоцифровані книжки

10 червня 2026 року завершується п’ятирічний перехідний період для оцифрування трудових книжок. Після цієї дати основним джерелом даних про трудову діяльність стане електронний реєстр Пенсійного фонду. Що зміниться для працівників та які наслідки чекають тих, хто не встигне подати документи — дізнавалися журналісти «Полтавської хвилі».

В Україні завершується перехід від паперових трудових книжок до електронного обліку трудової діяльності. Саме 10 червня спливає п’ятирічний термін, який був визначений законодавством для перенесення відомостей про стаж працівників до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

Після цієї дати паперова трудова книжка вже не буде основним документом для підтвердження трудової діяльності. Пріоритет матимуть дані, які зберігаються в електронному реєстрі.

Навіщо оцифровувати трудову книжку

Начальник відділу формування електронних трудових книжок Сергій Павлиш пояснив нам у коментарі, що головна мета оцифрування — це зробити інформацію про трудовий стаж доступною в електронному вигляді.

«Метою оцифрування є перенесення з паперової трудової книжки даних в електронну. Ці дані можна буде використовувати не тільки для пенсій, а й для інших виплат та державних програм», — зазначив Сергій Павлиш.

Реєстр застрахованих осіб є одним із найбільших державних реєстрів в Україні. Саме тому внесення до нього трудових даних дозволить спростити отримання різних соціальних послуг та виплат у майбутньому.

У майбутньому українці зможуть переглядати свою трудову книжку через портал або мобільний застосунок ПФУ майже в тому вигляді, в якому вона існувала на папері. Крім цього, на основі електронних даних можна буде формувати резюме чи використовувати інформацію про стаж для інших потреб.

Чому багато українців досі не оцифрували трудові книжки

Процес триває ще з 2021 року, але повністю завершити його до встановленого терміну не вдалося. За словами Сергія Павлиша, на ситуацію вплинули війна, евакуація підприємств, втрата архівів, складна безпекова ситуація в окремих регіонах та те, що багато людей відклали це питання на останній момент.

На Полтавщині наразі оцифровано близько половини трудових книжок.

«По області ми маємо приблизно 50% оцифрованих трудових книжок застрахованих осіб. Тобто роботи ще дуже багато», — розповів Сергій Павлиш.

Станом на початок червня в черзі на оцифрування перебувають близько 84 тисяч трудових книжок жителів Полтавщини. У масштабах України ця цифра ще більша — майже 1 мільйон 940 тисяч книжок очікують на обробку.

Чи буде штраф після 10 червня

Саме це питання найбільше хвилює багатьох українців, тому у Пенсійному фонді наголошують що після 10 червня процес не припиняється.

«11 червня нічого не закінчується. Ми продовжуємо працювати. Люди й надалі зможуть подавати документи, а Пенсійний фонд буде переводити їх в електронний формат», — запевнив Сергій Павлиш.

Крім того, як повідомляє Судово-юридична газета, у Верховній Раді вже зареєстрували законопроєкт, який передбачає продовження терміну оцифрування трудових книжок. У Пенсійному фонді також підкреслюють, що відсутність оцифрованої трудової книжки після 10 червня не вплине на страховий стаж громадян.

Тому жодних штрафів чи іншої відповідальності законодавством не передбачено.

Як оцифрувати трудову книжку

Зробити це можна трьома способами:

• Через роботодавця, тоді коли він є основною відповідальною стороною за подання трудових книжок. Відділ кадрів сканує документ та передає його до Пенсійного фонду через спеціальний портал;
• Самостійно через вебпортал ПФУ;
• Особисто у сервісному центрі Пенсійного фонду.

Як онлайн подати трудову книжку на оцифрування? 25.05.2026

Якщо людина подає документи самостійно, необхідно дотримуватися кількох вимог:

• відсканувати всі заповнені сторінки трудової книжки;
• порожні сторінки подавати не потрібно;
• скан-копії мають бути кольоровими;
• текст, підписи та печатки повинні добре читатися;
• файли потрібно зберігати у форматах JPG або PDF;
• розмір одного файлу не повинен перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi.

Важливо зазначити, що непрацюючим пенсіонерам оцифровувати трудову книжку не обов’язково. Уся необхідна інформація про їхній стаж уже міститься у пенсійних справах, тому додатково подавати документи не потрібно.

Тому, у пенсійному фонді радять не відкладати питання на потім та перевірити, чи вже оцифровані дані про трудову діяльність. Зробити це можна через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду.

Нагадаємо, що в Україні середня пенсія наразі складає 7 236 гривень, це на 14% більше ніж рік тому. На Полтавщині ж середня пенсія становить 7 106 гривень.